06.04.2023

Zwracamy się z zapytaniem ofertowym o przedstawienie oferty na świadczenie usługi serwisu i konserwacji urządzeń i instalacji technicznych w ramach infrastruktury technicznej budynków (infrastrukturalny Facility Management w zakresie usług technicznych) na terenie kompleksu LS CARGO PARK, przy ul. Wirażowej 35 w Warszawie, należącego do LS AIRPORT SERVICES S.A

Informujemy, że:

• zapytanie ofertowe nie jest zaproszeniem do składania ofert w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579), w związku z powyższym zastrzegamy sobie prawo swobodnego wyboru złożonej oferty;
• postępowanie w przedmiocie wyboru oferty może zostać zakończone w każdej chwili do dnia podpisania umowy bez podawania przyczyny, bez dokonania wyboru Wykonawcy, zaś Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia w stosunku do LS Airport Services S.A.;
• przekazanie jakichkolwiek własnych danych osobowych stanowi zgodę na ich przetwarzanie przez LS Airport Services S.A. na potrzeby niniejszego postępowania.

Składający zapytanie ofertowe:

LS Airport Services S.A.

1. J. Gordona Bennetta 2B, 02-159 Warszawa

wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000355602, kapitał zakładowy 40.440.020,00 zł opłacony w całości

NIP 522-29-49-523

Tel.:(022)2069500,
E-mail :sekretariat@lsas.aero

1. Przedmiot zapytania ofertowego:

1.1 W zakresie usługi należy uwzględnić następujące funkcjonalności  :

• Obsługa i nadzór nad wszelkimi instalacjami (oraz obiektami i elementami architektury) wchodzącymi w skład infrastruktury technicznej budynków kompleksu LS CARGO PARK, w szczególności opisanymi w Załączniku nr 1 (zostanie on przekazany Oferentowi po podpisaniu umowy NDA), przy czym zakres prac obejmuje także czynności niewyspecyfikowane literalnie przez Zamawiającego w zapytaniu, a opisane w dokumentacji technicznej urządzeń i instalacji, jako wytyczne niezbędnych czynności kontrolnych, obsługowych i  serwisowych koniecznych do zapewnienia ich prawidłowego funkcjonowania;
• Konserwacja instalacji i urządzeń wskazanych w Załączniku nr 1 (zostanie on przekazany Oferentowi po podpisaniu umowy NDA), przy czym zakres prac obejmuje także czynności niewyspecyfikowane literalnie przez Zamawiającego w zapytaniu, a opisane w dokumentacji technicznej (normatywach) urządzeń i instalacji, jako wytyczne niezbędnych czynności kontrolnych do zapewnienia ich prawidłowego funkcjonowania;
• wykonywanie wszelkich czynności serwisowych, przeglądowo-kontrolnych, regulacji, konserwacji wynikających z DTR i dobrych praktyk w zakresie FM, które nie są objęte umowami serwisowymi podpisanymi przez Zamawiającego z autoryzowanymi serwisami;
• Zapewnienie wsparcia serwisu technicznego na obiekcie przez „serwis mobilny” – z czasem reakcji na awarie w ciągu max. 2h od wezwania;
• zapewnienie na miejscu Koordynatora/Kierownika Obiektu, jako nadzoru nad ekipą techniczną (z bezwzględną znajomością obsługi AutoCad lub oprogramowania pokrewnego, wyposażonego w tego typu oprogramowanie zapewniające zgodność z formatem .dwg) – osoba z wykształceniem wyższym w kierunku technicznym: elektrycznym/energetycznym/automatyki.
• opracowanie harmonogramu Rocznej Planowej Konserwacji Zapobiegawczej i jego realizacja w zakresie objętym umową;
• obsługa systemu parkingowego polegająca na wykonywaniu bieżących czynności kontrolnych sprawności oraz uzupełnianiu papieru w bileterkach;
• dostarczenie, instalacja, wsparcie techniczne i administrowanie systemem HELPDESK/CMMS;
• zapewnienie 24h dostępu telefonicznego dla Zamawiającego celem realizacji zgłoszeń serwisowych;
• zapewnienie niezbędnych narzędzi, wyposażenia, urządzeń pomiarowych i kontrolnych (w tym: analizator sieci, luxomierz, pirometr, anemometr, mierniki elektryczne, termometr, rejestrator temperatury) drobnych materiałów eksploatacyjnych, ŚOI, niezbędnych uprawnień i szkoleń dla zespołu technicznego (tj. uprawnienia SEP pow. 1 kV, uprawnienia spawalnicze, uprawnienia na wózek widłowy, uprawnienia na pomost ruchomy);
• nadzór nad przekazanym majątkiem Zamawiającego w zakresie wyposażenia, pomieszczeń technicznych i magazynowych;
• Wsparcie techniczne Zamawiającego w zakresie świadczonej usługi tj. konsultacje techniczne wielobranżowe.
• Koordynacja i obsługa świadczeń gwarancyjnych serwisów i firm zewnętrznych w zakresie FM, w tym obsługi zgłoszeń gwarancyjnych dotyczących obiektu DHL.
• Nadzór nad Dokumentacją Budowlaną Obiektów, w tym archiwalną, obejmująca wykonanie inwentaryzacji oraz bieżący nadzór nad jej kompletnością.
• Prowadzenie i Nadzór nad Dokumentacją Eksploatacyjną obejmującą wykonanie inwentaryzacji oraz bieżący nadzór nad aktualnością i kompletnością.
• Opracowanie harmonogramu 5-letniego w zakresie technicznego utrzymania infrastruktury obiektów LS CARGO PARK oraz jego realizacja i  aktualizacja.
• Bieżące usuwanie awarii i usterek pozostających w zakresie możliwości kompetencyjnych i  czasowych zespołu technicznego.
• Obsługa systemu BMS oraz podejmowanie czynności regulacyjnych systemów automatyki obiektowej.
• Obsługa systemu alarmu pożaru oraz współpraca z innymi służbami obiektowymi w zakresie reagowania na zagrożenie pożarowe poprzez podejmowanie czynności sprawdzających w przypadku zagrożeń pożarowych;
• Utrzymanie powierzchni dachu w czystości bez usuwania śniegu w okresie zimowym;
• Incydentalne wsparcie techniczne (usługa „złotej rączki”) obszarów operacyjnych LS AIRPORT Services S.A. na terenie Portu Lotniczego im. F. Chopina w Warszawie oraz użytkowników w siedzibie LS AIRPORT SERVICES S.A. przy ul. Gordona Bennetta 2b, w wymiarze do 12 godzin/ kwartał/ lokalizacja.
• Opracowywanie założeń do zakresów budżetowanych prac remontowych i inwestycyjnych poprzez wskazywanie wpływu na infrastrukturę techniczną, opracowywanie zakresów koniecznych prac remontowych i naprawczych, propozycji optymalizacji oraz określania szacunkowych kosztów.
• Udział w postępowaniach zakupowych w zakresie remontów i inwestycji poprzez współpracę z Zamawiającym przy określaniu zakresów rzeczowych.
• Zapewnienie asyst przy wszelkiego rodzaju wizjach lokalnych na terenie Obiektów;
• Nadzór i koordynacja realizacji prac przez firmy serwisowe wykonującymi prace zlecone przez Zamawiającego w ramach odrębnych umów serwisowych.
• Podejmowanie działań w zakresie rozpoznania oraz identyfikacji przyczyn usterek i awarii wszelkich urządzeń technicznych, w tym również pozostających poza zakresem Załącznika 1.
• Drobne prace pomocnicze na terenie obiektów LS CARGO PARK wykraczające poza codzienną obsługę instalacji technicznych tj. m.in. drobne prace i naprawy malarskie, naprawy siatek zabezpieczających przed ptakami, uzupełnianie płyt sufitowych, wieszanie obrazów, tablic informacyjnych, wymiana elementów regałów magazynowych  (bez materiałów), mycie opraw oświetleniowych, czyszczenie anemostatów; Oferent określi w  ofercie zamknięty katalog prac drobnych.
• Podejmowanie działań i czynności mających na celu optymalizację zużycia wszelkich mediów w obiektach na terenie LS CARGO PARK.
• Nadzór nad aktualizacją legalizacji urządzeń pomiarowych mediów i  wskazywanie w tym zakresie prac i czynności koniecznych.
• Realizacja prac i usług nie będących w zakresie zapytania, na koszt Zamawiającego, o ile Oferent będzie dysponował kompetencjami i potencjałem realizacyjnym, a oferta złożona przez Oferenta na wykonanie tych prac będzie najkorzystniejszą. Roboty te nie będą wykonywane poprzez istniejący zespół techniczny w trakcie realizacji jego obowiązków wynikających z umowy;
• Gospodarka odpadami (prawidłowe magazynowanie, utylizacja, raportowanie, ewidencjonowanie) na koszt Zamawiającego w zakresie objętym usługą FM;
• Pełna sprawozdawczość i raportowanie wykonywanych czynności w zakresie świadczonej usługi w tym czynności przeglądowych i kontrolnych w formule i czasokresach uzgodnionych z Zamawiającym:
• Opracowanie, wdrożenie i aktualizacja wewnętrznych procedur postępowania w przypadku poważnych awarii infrastruktury technicznej:
• Współpraca z Zamawiającym w zakresie opracowywania innych procedur związanych z bezpieczeństwem pożarowym i technicznym obiektów LS CARGO PARK.
• Nadzór nad terminowością przeglądów w rozumieniu przepisów UDT w  odniesieniu do infrastruktury technicznej obiektów LS CARGO PARK
• Zgłaszanie Zamawiającemu konieczności dokonania wpisów w Książce Obiektu Budowlanego;
• Informowanie Zamawiającego o zmianach przepisów prawa mających wpływ na zakres wykonywanej usługi i prawidłowe utrzymanie techniczne nieruchomości;
• Prowadzenie w uzgodnionej z Zamawiającym formie statystyk dotyczących awaryjności systemów, instalacji i urządzeń poprzez opracowanie kart urządzeń i instalacji
• Oferent wyspecyfikuje dodatkowe czynności w zakresie usługi, nieintencjonalnie pominięte przez Zamawiającego, a będące standardem w zakresie obsługi FM zgodnie z najnowszym podejściem do świadczenia tego typu usług w obiektach wielkopowierzchniowych; Dodatkowe usługi będą przedmiotem dyskusji z  Zamawiającym w trakcie analizy oferty.

1.2 Usługi niewchodzące w zakres zapytania ofertowego:

• usługi związane z budową, rozbudową: wyposażenia, instalacji, infrastruktury technicznej czy konstrukcji Obiektów;
• wykonywanie przeglądów okresowych wymaganych prawem budowlanym;
• Badania, kalibracje, pomiary 5-letnie;
• wszelkie inne funkcjonalności określone przez Oferenta, jako nieobjęte usługą a  niewyspecyfikowane przez Zamawiającego w niniejszym zapytaniu.

1.3 Warunki realizacji usługi:

• Zamawiający przekaże pomieszczenie nadzoru i pomieszczenie socjalne do dyspozycji Oferenta;
• Zamawiający przekaże posiadane wyposażenie, w tym systemy nadzoru do wykorzystania przez Oferenta w trakcie wykonywania usługi.
• Usługa realizowana będzie w oparciu o uzgodnione poziomy SLA i wskaźniki KPI; Propozycja poziomów i wskaźników winna zostać zawarta w ofercie.
• Warunki przygotowania oferty :
• Oferta winna uwzględniać tryb pracy – 24/7/365 dni.
• Oferent na podstawie wizji lokalnej i informacji od Zamawiającego samodzielnie określi stan osobowy serwisu technicznego z uwzględnieniem obciążenia wynikającego z samodzielnej analizy po zapoznaniu się z infrastrukturą techniczną obiektów.
• Oferta winna być przygotowana na formularzu dołączonym do zapytania. Wszelkie dodatkowe informacje należy zamieścić w załącznikach do formularza ofertowego (forma dowolna).
• Oferent dołączy do oferty informację o zakresie i wartości posiadanego ubezpieczenia OC w zakresie świadczonych usług;.
• Wymaganym jest stawienie się Oferenta na wizji lokalnej – tylko oferty poparte poświadczeniem przez Zamawiającego odbycia wizji lokalnej będą uwzględnione przez Komisję przetargową.
• Przed wizją lokalną Oferent winien sygnować umowę NDA, w załączniku wzór umowy.
• Minimalny okres ważności oferty – 30.05.2023 r.

1. Miejsce, termin i sposób złożenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe:

Oferty należy składać w zamkniętych kopertach do dnia 10.05.2023 do godz. 14.00 w sekretariacie Spółki w budynku OAV przy ul. J. Gordona Bennetta 2b w Warszawie. Na kopercie prosimy umieścić Nazwę oferenta i opis „Oferta dla LS AIRPORT SERVICES S.A. w zakresie świadczenia usług technicznych infrastrukturalnego Facility Management”.

1. Kontakt w sprawie zapytania ofertowego:

Wszelkich informacji dotyczących zapytania ofertowego udziela

Andrzej Basiak,  tel. 723 634 411, e-mail: a.basiak@lsas.aero

4. Sposób przygotowania odpowiedzi na zapytanie ofertowe:

Sposób przygotowania odpowiedzi na zapytanie ofertowe określa załącznik do niniejszego zapytania ofertowego – Formularz odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

Załącznik:

1. Załącznik 1 - Formularz odpowiedzi na zapytanie ofertowe POBIERZ
2. Załącznik 2 - Klauzula informacyjna w przedmiocie danych osobowych POBIERZ
3. Załącznik 3 - Oświadczenie potencjalnego Wykonawcy (ochrona danych) POBIERZ
4. Załącznik 4 - Oświadczenie potencjalnego Wykonawcy (poufność) POBIERZ
5. Załącznik 5 - Oświadczenie potencjalnego Wykonawcy (niepodleganie sankcjom) POBIERZ
6. Załącznik 6 - umowa o zachowaniu poufności POBIERZ
7. pobierz wszystko POBIERZ

POBIERZ PDF